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Narratrice : Aujourd’hui, nous allons regarder ensemble la section sur les Documents partagés de votre site client dans le portail APECA en direct. Merci d'avoir pris le temps d'écouter cette vidéo qui devrait servir à mieux vous préparer à APECA en direct.

Les membres du site avec un niveau d’accès « Éditer » ou « Gérer » peuvent ajouter, supprimer, éditer et archiver des documents partagés dans la bibliothèque. Ceux avec un niveau d’accès « Lire » peuvent seulement ouvrir les documents pour consultation.

Pour en connaitre plus sur les niveaux d’accès cliquer sur l’hyperlien « Aide » sur la barre au centre de l’écran et sélectionner « Gérer les membres du site ».
À l’écran, la narratrice démontre la section « Aide » situé sur la barre noire au haut de la page Web et clique sur le lien. La narratrice démontre la section « Gérer les membres du site » et clique sur l’hyperlien intitulé « Ajouter un document ».
Narratrice : La fonctionnalité des documents partagés peut être utilisée pour télécharger des états financiers, des plans d’affaire, et d’autres documents.
Un document peut être téléchargé en cliquant sur le lien « Ajouter un document ». Le système va afficher quand  et par qui le document a été ajouté.
À l’écran, la narratrice démontre la section « Document partagés » situé parmi les divers éléments de la barre d’outils à la gauche de l’écran.
Narratrice : Alors vous cliquer sur « Ajouter un document » et vous aller chercher votre document d’intérêts pour l’ajouter à la liste.
À l’écran, la narratrice, à partir de la section « Document partagés », clique sur l’hyperlien intitulé « Ajouter un document ».
Narratrice : Lorsque vous voulez modifier un document, il faut l’ouvrir, faire les modifications et  le sauvegarder sur le bureau de votre ordinateur sous le même nom. Ensuite le télécharger dans la bibliothèque des documents partagés et le système va le remplacer avec la version modifiée.
Le dossier « Archives » est disponible lorsqu’un document ne nécessite plus de modification et est considéré comme « final ». Lorsque le document est mis dans le dossier « Archives », il ne peut plus être modifié ou supprimé. Pour déplacer un document dans le dossier « Archives », vous devez l’ouvrir, le sauvegarder sur votre bureau, ensuite cliquer sur le dossier « Archives » et y télécharger le document. Ensuite il faut supprimer le document  dans l’autre liste des documents partagés.
Pour supprimer le document de la liste initiale, il s’agit de cliquer sur la flèche à droite du nom du document pour ensuite choisir l’option « Supprimer ».
À l’écran, la narratrice clique sur la flèche à droite du nom d’un document et démontre l’option « supprimer ».
Narratrice : Les documents partagés téléchargés au niveau du client ne sont pas affichés dans les documents partagés au niveau du projet et vice versa. Il est donc important de télécharger le document dans la bonne bibliothèque.
Un courriel d’alerte est envoyé pendant la nuit à tous les membres du site lorsqu’un document a été téléchargé ou modifié. Un lien est fourni dans le courriel du destinataire pour lui permettre d’accéder au site client via une Clé d’accès. Si un membre du site veut changer la configuration des alertes afin de recevoir un courriel après tout changement, il peut aller à l’onglet Bibliothèque et cliquer sur « M’avertir » et choisir « Gérer mes alertes ».
À l’écran, la narratrice clique sur l’onglet « Bibliothèque » situé au haut de la page Web, clique l’option « M’avertir » et choisi « Gérer mes alertes ».
Narratrice : Nous vous recommandons de regarder la vidéo « Conseils de navigation » ainsi que celles sur les autres sujets comme « l’Information sur le projet », « Information sur le compte-client », « Créer et soumettre un envoi », « Centre de message » ou encore « Gérer les membres du site » afin de vous aider à utiliser APECA en direct. Ces vidéos se trouvent à l’intérieur des différents fichiers d’aide sous le lien « Aide ».
À l’écran, la narratrice démontre les diverses vidéos qui sont disponibles pour regarder.    Les vidéos peuvent être trouvées en cliquant sur la section « Aide » situé sur la barre noire au haut de la page Web.
Narratrice : Ceci termine notre session sur Documents partagés. Merci encore d’avoir pris le temps d’écouter cette vidéo. Nous souhaitons que la vidéo ait été utile, répondant aux questions que vous avez pu avoir. Si vous avez besoin d’aide supplémentaire, n'hésitez pas à contacter votre représentant de l'APECA, ou encore de communiquer avec le Service d’aide de l’APECA au 1-888-322-2482 pendant les heures normales de travail, entre 8 h et 18 h (heure normale de l’Est). À noter que le service n’est pas disponible les fins de semaine et les jours fériés. Merci!