Les documents partagés téléchargés au niveau du
client ne sont pas disponibles parmi les documents partagés au niveau du projet
et vice versa. Il est donc important de télécharger le document dans la bonne
bibliothèque (p. ex. états financiers de l’entreprise au niveau du client et
propositions de projet au niveau du projet). Comment visionner un document dans votre navigateur
Dès qu'un document à partager a été téléchargé sur le site (Word, Excel, PowerPoint, One Note, etc.), vous pouvez le modifier dans APECA en direct en plus de conserver la ou les versions précédentes. Pour modifier un document téléchargé dans Documents partagés ou dans le dossier de demande de paiement, vous devez cliquer sur le document hyperlien apparaissant dans la colonne « Name » (Nom). Une fois le document ouvert, vous verrez une barre d'outils munie de cinq fonctions.
- Télécharger (no 1) – Si vous cliquez sur cette fonction, le système vous demandera si vous voulez ouvrir le document qui se trouve sur le site APECA en direct ou le sauvegarder sur votre bureau, une clé USB, etc.
- Modifier dans le navigateur (no 2) – Pour savoir comment lancer l'application Web permettant de modifier un document, voir ci-dessous.
- Imprimer (no 3) – Cliquez pour imprimer un document en PDF.
- Rechercher (no 4) – Cliquez pour faire la recherche d'un mot ou d'une phrase dans le document.
- Commentaires (no 5) – Utilisez pour voir les commentaires qui ont déjà été ajoutés au document, répondre aux commentaires déjà inscrits ou ajouter et afficher un commentaire sans modifier le document dans le navigateur.
Comment modifier un document dans le navigateur
Pour commencer à modifier un document, cliquez sur « Modifier dans le navigateur ». Le système prendra quelques secondes pour ouvrir le document dans l'application Web.
Une fois que le document est en mode de modification, apportez-y vos changements. Lorsque vous voulez sauvegarder les changements, cliquez sur l'icône 
dans la barre d'outils (voir le no 6 ci-dessous). REMARQUE : L'icône ne s'applique qu'aux documents Word. Le système sauvegarde automatiquement les changements dans Excel, PowerPoint, One Note, etc. au fur et à mesure qu'ils sont faits.
Pour sortir du document modifié, cliquez sur le X qui se trouve dans le document (voir le no 7). Si vous n'avez pas encore sauvegardé certaines modifications, le système vous demandera de le faire. Si toutes les modifications ont déjà été sauvegardées, le système fermera le document et vous ramènera au menu précédent dans APECA en direct. Si vous avez ouvert un document qui n'a pas besoin d'être modifié, cliquez tout simplement sur la flèche de retour (voir le no 8).
ATTENTION : Ne cliquez pas sur le X dans le coin supérieur droit (voir le no 9), sauf si vous avez terminé et sauvegardé vos modifications et que vous souhaitez quitter APECA en direct aussi. Si ce n'est pas le cas, cliquez sur le X qui se trouve en dessous (voir le no 7).
Prenez note que vous ne pouvez pas modifier un
document qui se trouve dans la section « Correspondance » des écrans
de niveau client et de niveau projet.
Historique des versions
Pour consulter l'historique des versions, cliquez sur la flèque qui se trouve à la droite du titre et cliquez sur « Historique des versions ».
Le système affichera toutes les versions du document ainsi que la date, l'heure et le nom de l'auteur des dernières modifications d'une version. Vous pouvez cliquer sur le lien de la version de votre choix pour voir l'information.
Si pour une raison donnée vous souhaitez supprimer une version précédente, cliquez sur la flèche déroulante à côté du lien (voir ci-dessous) et cliquez « Supprimer ». Si vous souhaitez rétablir une version pour qu'elle s'affiche comme la plus récente, cliquez sur « Restaurer ». En cliquant sur « Restaurer », vous demandez au système de remplacer la version la plus récente par la version sélectionnée. Confirmez votre action en cliquant OK. Dans l'exemple ci-dessus, en cliquant OK, le système ajouterait la version 7.0.
